8 Tip Kerja Hybrid Agar Karyawan Lebih Produktif

Tren bekerja berubah total sejak pandemi Covid-19 melanda. Jika dahulu karyawan bekerja harus datang ke kantor setiap hari, kini banyak perusahaan yang menerapkan sistem hybrid. Artinya, ada waktu dimana karyawan bisa bekerja di rumah atau tidak perlu datang ke kantor. 

Kendati demikian, transisi bekerja fulltime di kantor menjadi hybrid bukan proses yang mudah dan cukup memakan waktu. Tidak sedikit karyawan memerlukan waktu beradaptasi untuk bekerja secara daring atau online. 

Di satu sisi, bekerja di kantor pun dirasa lelah karena waktu habis tersita di perjalanan. Sayangnya ini tidak bisa ditolerir dan sementara beban pekerjaan semakin banyak. Alhasil, pekerjaan menjadi kurang produktif. 

Baca juga: Wah, Kerja Hybrid Ternyata Bikin Karyawan Indonesia Lebih Sejahtera dan Produktif

Tidak perlu risau, Pakar Produktivitas Google  Laura Mae Martin mengatakan ada delapan tips memaksimalkan fitur Google yang bisa kamu coba guna meningkatkan efektivitas dalam proses transisi ini, berikut diantaranya:

1. Manajemen Waktu

Jika kamu memiliki jadwal yang padat, manfaatkan fitur kategorisasi warna pada Google Kalender untuk mengatur pembagian waktu kerja kamu. Dengan memberi warna (color code) pada setiap kegiatan, kamu bisa lebih menyeimbangkan penggunaan waktu antar aktivitas untuk mencapai tujuan kamu.

2. Atur Informasi Waktu dan Lokasi Kerja

Kamu bisa menambahkan informasi lokasi tempat bekerja, sehingga rekan kerja dapat menjadwalkan waktu rapat tatap muka jika diperlukan.

3. Luangkan Waktu Untuk Diskusi

Gunakan fitur “Slot janji temu” di Google Kalender untuk menyediakan waktu berdiskusi dengan rekan kerja. Fitur ini mirip seperti fitur pemberitahuan ‘Out of Office’ (berada di luar kantor), di mana kamu juga bisa menambahkan jadwal luang untuk rapat. 

Kamu juga bisa membagikan versi Web dari Google Kalender untuk memudahkan pihak eksternal menjadwalkan waktu temu melalui halaman pemesanan tanpa perlu bolak-balik mengirimkan email persetujuan.
 

4. Cek To-Do List Dengan Jelas

Aktifkan fitur Tugas di Google Kalender sehingga kamu tetap dapat melihat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan. Kamu dapat melacak tugas yang sudah melewati batas waktu dan dapat menjadwal ulang deadline tugas jika belum diselesaikan. Fitur ini membantu untuk mengetahui tanggung jawab dan menyelesaikan tugas setiap hari dengan cermat.

5. Saring Email, Tentukan Skala Prioritas

Atur email masuk di akun Gmail kamu dengan mengaktifkan fitur filter. Sebagai contoh, jika kamu mendapatkan banyak pesan masuk yang berupa buletin atau iklan, dengan menggunakan filter pada kata kunci "berhenti berlangganan", email yang mengandung kata tersebut tidak akan langsung masuk di halaman utama Inbox. 

Kamu bisa mencarinya dan membacanya nanti ketika sudah memiliki waktu luang. Selain itu, kamu juga dapat menambahkan filter untuk menandai email dari atasan untuk memastikan skala prioritas.
 

6. Kirim Email Dengan Cepat

Gmail kini memungkinkan kamu membuat draft pesan lebih cepat dengan fitur Smart Compose dan Smart Replay, yang memberikan saran untuk melengkapi kalimat kamu. Kedua fitur ini dapat menghemat waktu mengetik.
 
Pastikan juga menggunakan fitur Hover Action pada Gmail untuk menghapus atau menandai email di kotak masuk sebagai pesan yang belum dibaca. Dengan demikian,  kamu bisa kembali membacanya ketika  sudah memiliki waktu luang.

7. Ikuti Jadwal Rapat

Saat ini, Google Meet memungkinkan kamu menonton rekaman rapat jika terlewat, misalnya pada saat bepergian atau di zona waktu yang berbeda. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan fitur transkrip otomatis yang bisa membuat transkrip meeting dari Google Meet langsung di Google Docs. Dengan fitur ini, kamu bisa mendapatkan intisari rapat tanpa perlu menonton ulang rekaman video.
 

8. Kolaborasi Online

Untuk membuat Google Docs baru, kamu bisa mengetik doc.new di tab browser, atau ketik “@” di dokumen untuk melihat daftar orang dan konten terkait.

Baca juga: Begini Adaptasi Desain Ruang Kantor Akibat Tren Pola Kerja Hybrid

(Baca artikel Hypeabis.id lainnya di Google News)

Editor: Gita Carla