Optimalkan Rapat Virtual dengan 5 Cara ini

 
Pandemi Covid-19 banyak mendorong perubahan di berbagai hal, enggak terkecuali untuk urusan pekerjaan misalnya saja rapat. Berkat pandemi pula, teknologi menjadi solusi dari masalah kendala pertemuan tatap muka.

Sejak pandemi melanda dunia, rapat virtual sudah jadi hal yang biasa. Padahal beberapa tahun sebelumnya, banyak yang enggan mencoba metode ini karena khawatir hasilnya kurang maksimal. Meski sudah familier, terkadang kita juga merasa belum optimal memanfaatkan rapat virtual. 

Mengenai hal ini, perusahaan audio asal Denmark, Jabra, berbagi tip untuk mengoptimalkan pertemuan daring. Simak kiatnya yuk!

Kamera Aktif
Pemakaian kamera saat rapat memang bisa disesuaikan dengan preferensi individu, tapi tahu enggak kalau menyalakan kamera bisa membuat kesan positif dari orang lain lho.

Kok bisa? Jawabannya, membuka kamera bisa kasih kesan bahwa seseorang serius untuk ikut hadir dan memperhatikan rapat sekaligus menujukkan sikap profesional dan penghargaan untuk peserta lain juga.

Sebagai tambahan, ada beberapa tip tambahan untuk memaksimalkan kamera yang digunakan, di antaranya atur kamera supaya sejajar dengan mata, jangan sampai terlalu ke bawah atau ke atas. Caranya macam-macam, bisa taruh kamera di bagian atas monitor atau pakai penopang tambahan untuk laptop dan perangkat seperti tablet.

Kemudian, posisi duduk juga coba diatur dengan mendekatkan kamera hingga wajah memenuhi sebagian besar layar dan menyisakan sedikit ruang kosong di atas kepala. Taruh konten materi di sebelah lensa kamera supaya perhatian ke peserta rapat bisa tetap terjaga. Nonaktifkan fitur streaming video masuk kalau terjadi gangguan sambungan internet.

Tampilan diri
Ada tiga hal yang harus diperhatiin saat rapat virtual, pakaian yang sopan dan formal serta berdandan yang sesuai dengan acara, postur dan gestur melalui posisi duduk yang tegak serta minim gerakan badan, dan atensi untuk menjaga kedekatan dengan peserta rapat.

Pencahayaan
Saat rapat virtual, pencahayaan punya penagruh sendiri dalam meningkatkan penampilan selama acara berlangsung. Nah, ada empat hal yang perlu diperhatikan. Pertama, pencahayaan tambahan dari arah wajah bisa meningkatkan penampilan. Kedua, cahaya alami dari posisi duduk di dekat jendela.

Ketiga, pencahayaan ringan yang bisa dilakukan dengan memanfaatkan dinding, tiga titik pencahayaan, yakni cahaya utama diposisikan searah jarum jam 11.00. Keempat, cahaya sekunder diposisikan searah jarum jam 12.00, dan cahaya tambahan searah jam 02.00.

Suara
Enggak hanya gambar yang penting, kualitas suara juga vital selama rapat virtual berlangsung. Adanya gangguan suara yang nggak diperlukan dan perlunya suara yang optimal ketika berbicara memberikan pengaruh dalam performa selama rapat.

Selama rapat, seseorang harus sadar akan adanya kesempatan bicara melalui tombol mute dan unmute yang bisa diatur sesuai dengan kebutuhan dan kesempatan berbicara yang didapat.

Tidak sampai di sana, perlu juga lho suasana rapat yang sepi dari gangguan seperti keramaian, suara anak kecil, hewan, hingga kendaraan bermotor.

Gambar latar
Keberadaan gambar latar punya pengaruh sendiri dalam karakteristik seseorang. Persiapannya nggak rumit kok, cukup gunakan gambar yang sederhana dan rapi.

Sebagai tip tambahan, disarankan untuk melakukan rapat dengan latar belakang minimalis seperti di ruangan kerja dengan perabotan yang rapi atau dengan tanaman hias. Tapi kalau pakai gambar latar virtual, coba gunakan tersebut ketika berdiri di depan dinding polos karena tampilan gambar akan lebih optimal dan cerah.

Editor: Dika Irawan