Begini Adaptasi Desain Ruang Kantor Akibat Tren Pola Kerja Hybrid

Pandemi Covid-19 memberikan pengaruh yang cukup besar terhadap budaya dan sistem kerja. Saat ini, kebanyakan karyawan tidak lagi harus bekerja dari kantor, meskipun cepat atau lambat akan ada masanya mereka harus kembali bekerja di kantor. Kondisi tersebut akhirnya memunculkan istilah sistem kerja fleksibel atau hybrid.

Dengan kondisi tersebut, kebutuhan ruang kantor pun menjadi lebih ringkas dengan lebih berfokus pada kolaborasi. Head of Project Management Colliers Indonesia, Hendry Sugianto, menuturkan berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan, banyak perusahaan saat ini lebih memilih untuk mengurangi area kantor antara 10 persen hingga 40 persen ketika memperbarui atau merestrukturisasi kontrak sewa mereka.

Menurutnya, perusahaan pada umumnya tidak lagi menganggap relokasi ke gedung baru sebagai risiko besar bagi bisnis mereka. Beberapa perusahaan tersebut justru dapat memanfaatkan tenant market saat ini dengan mengamankan tarif sewa yang kompetitif.

Bahkan, lanjut Hendry,  banyak landlords atau tuan tanah mulai menjadi lebih akomodatif, hingga menawarkan insentif menarik seperti tunjangan fit-out penyewa sebagai bagian dari kesepakatan kontrak sewa.

“Perusahaan yang mulai menerapkan sistem bekerja-dari-mana saja, serta konsep menjaga jarak, telah menyebabkan lebih banyak perusahaan tradisional bergerak mengadopsi strategi kerja jarak jauh parsial atau model hybrid. Hal tersebut menyajikan cara-cara baru untuk mengatur alur kerja dan interaksi di antara karyawan,” katanya dalam webinar Colliers Indonesia, baru-baru ini.

Beberapa hal yang dilakukan perusahaan untuk mengadaptasi kondisi fleksibilitas tersebut di antaranya adalah dengan bekerja secara fleksibel, memiliki lebih dari satu lokasi kerja, menerapkan budaya perusahaan yang lebih fleksibel, serta merancang kantor masa depan.
 
(Baca juga: Dell Kenalkan 3 Konsep Kerja Hybrid Guna Menunjang Produktivitas)

Desain kantor hybrid
Hendry juga menjelaskan terkait beberapa perubahan yang paling terlihat dalam desain fit-out di kantor-kantor saat ini seperti pengurangan jejak ruang kerja sebesar 25 hingga 40 persen, berkurangnya kantor pribadi dan bertambahnya area kerja terbuka, serta berkurangnya meja kerja tetap tetapi bertambahnya meja kerja bersama.

Selain itu, untuk mendorong bertambahnya komunikasi berbagai macam ide dan diskusi informal, kehadiran ruang kolaborasi informal atau ruang pertemuan kecil terbuka juga mulai banyak diciptakan di seluruh departemen dalam kantor yang sama.

Ada juga ruang pertemuan gabungan multi-fungsi untuk mengadakan acara seperti pertemuan town hall atau pelatihan. Meski demikian, katanya, tidak semua ukuran akan cocok untuk semua kategori tersebut, termasuk tidak semua desain akan cocok untuk semua kantor.

Bagi perusahaan yang ingin mulai menata kantor dengan sistem kerja yang lebih fleksibel, Hendry pun memberikan beberapa hal yang perlu dipertimbangkan salah satunya biaya fit-out. 

Ketika relokasi atau renovasi adalah suatu pengeluaran yang tak bisa dihindari perusahaan, anggaran fit-out tidak sama seperti sebelum pandemi bagi sebagian besar perusahaan. Menurutnya, kita akan menemukan occupiers yang mencoba untuk mengubah CAPEX (capital expenditure) dari fit out baru ke OPEX (operating expense) di mana biaya fit out termasuk ke dalam kontrak sewa dan termasuk selama periode sewa.

“Menunjuk kontraktor bangunan dan desain di mana biaya fit out ditentukan pada awal tahap perencanaan dan desain agar sesuai dengan tingkat konstruksi yang ditentukan per meter persegi,” katanya.

Selain itu, yang perlu diperhatikan juga dari aspek waktu. Dengan adanya Covid-19 yang membatasi mobilitas, gangguan yang dihadapi ketika pemegang proyek terinfeksi virus misalnya, berpotensi mempengaruhi waktu untuk desain, proposal, persetujuan dan konstruksi karena dapat menyebabkan penutupan lokasi sementara ketika pekerja terinfeksi.

“Ini berarti lebih sedikit tenaga kerja yang tersedia sampai pekerja yang terinfeksi pulih dan dapat kembali bekerja,” imbuhnya.

Editor: M R Purboyo