Mengoptimalkan Akun Google Sebagai Penyimpan Data dan Foto

Butuh penyimpan data seperti dokumen, file ataupun foto yang mudah kita ambil saat diperlukan sewaktu-waktu? Kita bisa memanfaatkan akun Google yang secara default menyediakan penyimpanan hingga 15 GB. Besar sih, cuman bila sering menggunakan layanan Google, storage cloud itu bisa terisi penuh.

Genhype mungkin bisa mendapatkan tambahan kuota dari berbagai bonus yang pernah diberikan Google. Bonus storage ini misalnya sempat diberikan untuk melakukan pemeriksaan keamanan. Saya misalnya mendapatkan tambahan 4 GB. Namun bahkan dengan tambahan kapasitas penyimpanan data, Anda tetap harus cermat agar kuota data tersebut tidak terlewati.

Ada tiga layanan Google yang dapat memakan kuota penyimpanan data. Pertama adalah surel (Gmail). Meskipun surel yang dasarnya berbasis teks tidak menghabiskan penyimpanan data terlalu banyak, lampiran surat yang tambun bisa saja menyita tempat.

Kedua adalah Google Drive (termasuk Google Docs). Semua jenis berkas yang Anda unggah di layanan ini dihitung dalam kuota data. Pengecualian adalah berkas Google Docs dalam format tertentu.

Ketiga adalah Google Photos. Berkas dalam Google Photos yang disimpan dalam opsi high quality sempat tidak dimasukkan dalam kuota data ini. Namun mulai Juni 2021, foto tambahan yang disimpan dalam layanan ini akan turut mengurangi sisa kuota data Anda.

Apa yang terjadi bila Anda melampaui batas kuota ini? Data yang sudah ada tidak akan dihapus. Namun Anda tidak akan dapat menambahkan berkas baru di Google Drive, atau foto baru di Google Photos.

Selain itu, surat masuk juga akan ditolak di alamat Gmail Anda. Dalam hal ini, Anda harus menghapus berkas yang sudah ada sebelum dapat mengunggah atau menerima berkas dan surel baru. Alternatif lain adalah berlangganan Google One.

Bila Anda enggan membayar Google One, mau tidak mau Anda harus menghapus data yang sudah tersimpan. Tentunya ini bisa dilakukan secara berkala sebelum kuota tersebut dilewati.
 

Memeriksa Kuota
Untuk mencegah kehabisan kuota layanan Google , tidak ada salahnya untuk memeriksa berapa banyak yang tersisa. Cara tercepat untuk memeriksanya adalah dari tautan https://one.google.com/storage. Dari sini kita bisa melihat berapa banyak kuota yang sudah dihabiskan, serta sebarannya di Google Drive, Photos, dan Gmail.

Khusus untuk Google Drive, Anda bisa melihat kapasitas data yang dihabiskan berkas-berkas Anda di tautan https://drive.google.com/drive/quota. Di sini, kita bisa mengurutkan berkas menurut ukurannya. Anda bisa memutuskan untuk menghapus berkas gendut yang sudah tidak diperlukan lagi.

Menghapus berkas
Bagaimana dengan data/berkas yang tersimpan di akun Gmail Anda? Cara yang paling mudah adalah dari Google One storage management (https://one.google.com/storage/management).

Dari laman pengelolaan penyimpanan ini kita bisa melihat berkas-berkas berukuran besar dari Gmail dan Google Photos. Fitur ini juga merupakan alternatif lain untuk membersihkan berkas dari Google Drive, namun di sini kita akan membahas penghapusan berkas Gmail saja.
 

Bila Anda memilih meninjau berkas dari Gmail, Google akan menampilkan semua surel dengan lampiran besar, mulai dari surel terbaru sampai surel paling lama. Ini tidak hanya mencakup surel yang Anda terima, tapi juga yang pernah Anda kirimkan. Anda bisa menghapusnya dari sini.

Sayangnya untuk menghapus surel paling lama kita harus menggulung layar sampai jauh ke bawah.

Alternatif lain adalah bisa mencari dan menghapus surel dengan lampiran berukuran besar (misalnya, lebih dari ukuran tertentu) dari Gmail. Sebagai contoh, ketikkan has:attachment larger:10M ke dalam bilah pencarian di antarmuka Gmail.

Gmail akan menampilkan semua surel dengan lampiran lebih dari 10 MB. Anda bisa mengubah ukuran ini sesuai keperluan. Kita juga bisa menghapus berkas-berkas dari surel yang paling lama.
Bila Anda terlalu sering menghapus-hapus berkas,  pertimbangkan untuk menggunakan layanan berbayar Google One (atau layanan online storage lainnya).

Sebagai informasi, Google One kapasitas 100 GB dapat diperoleh dengan biaya Rp29.000 per bulan, sedangkan Dropbox  menyediakan layanan berbayar paling murah US$12 per bulan (sekitar Rp170.000) untuk kapasitas lebih besar, 2TB.

Editor: M R Purboyo