Kiat & Trik Mengelola Email yang Aman

Genhype pasti masih menganggap surat elektronik (surel) atau email masih menjadi aplikasi penting untuk berkomunikasi, selain aplikasi pesan instan atau media sosial. Sama halnya dengan surat-menyurat, melalui email kita bisa mengirim berbagai dokumen, tetapi bisa sampai ke tujuan dengan seketika.

Oleh sebab itu sangat penting memberi perhatian lebih kepada aplikasi dan layanan surel yang Genhype gunakan. Surel juga menjadi identitas de fakto buat banyak layanan daring. Anda biasanya tidak dapat mendaftar ke suatu layanan tanpa memiliki akun surel.

Gunakan lebih dari satu akun
Berapa akun surel yang Anda miliki? Anda mungkin berpikir hanya satu akun yang diperlukan. Namun kemungkinan besar Anda akan membutuhkan lebih dari satu akun surel. Untungnya, kita dapat membikin akun secara gratis di layanan seperti Gmail, Outlook.com, Yahoo, dan lain-lain.
 

Anda mungkin ingin memilih salah satu akun surel sebagai akun utama, dan satu sebagai cadangan. Layanan surel biasanya akan meminta akun surel alternatif untuk memberitahu Anda bila ada masalah di layanan tersebut. Bila ada masalah di akun utama, Anda bisa mendapatkan informasi di akun alternatif itu.

Beberapa orang juga membikin akun cadangan khusus untuk berlangganan nawala (newsletter) atau   surel lain. Dengan demikian informasi di akun utama semata-mata adalah surel yang ditujukan kepada kita sebagai pribadi.

Anda juga bisa memisahkan penggunaan surel untuk kegunaan profesional dan pribadi. Sebagai contoh, Anda mungkin diberikan akun surel oleh kantor Anda, yang bisa digunakan untuk keperluan profesional. Namun keperluan pribadi (termasuk untuk mendaftar layanan daring di Internet), Anda bisa menggunakan alamat surel lain. 

Pengamanan surel
Akun surel sudah menjadi persyaratan untuk layanan penting. Tidak hanya media sosial atau perdagangan elektronik (e-commerce) yang menuntut aku surel, tapi juga layanan  keuangan, perbankan, dan perpajakan.

Kehilangan akses ke akun surel yang digunakan untuk mendaftar ke salah satu layanan ini bisa berakibat fatal. Karena itu Anda harus menjaga akun tersebut sebaik-baiknya.

Amankan akun surel Anda dengan memilih kata sandi (password) yang kuat dan unik. Password yang kuat sebaiknya memiliki panjang lebih dari 8 karakter, dengan kombinasi huruf besar, kecil, angka, dan karakter khusus.

Jangan gunakan kata sandi di akun surel Anda di layanan lain, karena selalu ada risiko pencurian data pribadi di berbagai layanan daring. Daur ulang kata sandi ini sering menjadi trik buat para peretas untuk merebut akses ke akun Anda.

Memilih dan mengingat kata sandi kuat memang tidak mudah. Karena itu Anda dapat menggunakan pengelola kata sandi (password manager), baik yang terintegrasi dalam peramban maupun sebagai aplikasi terpisah.

Gunakan fitur lanjutan
Kadang-kadang kita hanya menggunakan fitur standar yang tersedia pada hampir semua layanan surel, terutama yang berbasis web (webmail). Namun sebenarnya ada beberapa fitur lanjutan yang bisa dimanfaatkan untuk lebih mudah mengelola surel.

Sebagai contoh, meskipun Anda bisa menggunakan aplikasi web untuk menulis dan membalas surel, kita juga bisa menggunakan aplikasi desktop seperti Outlook dan Mozilla Thunderbird.

Dengan aplikasi ini kita bisa mengelola berbagai akun sekaligus di satu tempat dengan lebih mudah.  Anda harus mengaktifkan fitur IMAP atau POP dari layanan surel tersebut agar dapat menggunakan aplikasi desktop tersebut.

Fitur Forwarding (terusan) juga bisa digunakan untuk mengumpulkan surel dari berbagai akun di satu tempat. Dengan fitur ini, kita meneruskan secara otomatis surel yang diterima di satu akun ke akun lain (biasanya akun utama).

Pada Gmail misalnya, Anda bisa memilih surel mana saja yang akan diteruskan secara otomatis.
 

Pertimbangkan layanan berbayar
Kebanyakan webmail tersedia sebagai layanan gratisan. Namun tidak ada salahnya Anda mempertimbangkan layanan berbayar untuk keperluan pribadi. Layanan berbayar ini biasanya bisa didapatkan dari layanan gratisan (seperti Gmail atau Outlook.com) sebagai upgrade. Namun adapula yang hanya menyediakan layanan surel semata-mata berbayar (seperti Fastmail).

Layanan berbayar menawarkan berbagai kelebihan dibandingkan surel gratisan, biasanya dari segi kapasitas penyimpanan surel. Namun ada pula yang menawarkan kelebihan ekstra, misalnya bebas dari iklan, atau menggunakan domain sendiri. Layanan berbayar juga memprioritaskan dukungan pelanggan dibandingkan layanan gratisan.

Editor: M R Purboyo