Begini Cara Praktis Mengoptimalkan Gmail

Genhype sering menggunakan surat elektronik (surel) dalam aktivitas sehari-hari? Bila pilihanmu adalah menggunakan Gmail dalam surat-menyurat dan tiap harinya mengirim atau mendapat email dalam jumlah banyak, mungkin kalian akan tertarik untuk mencari cara buat mempermudah membaca dan menjawab surel.

Berikut beberapa fitur otomatisasi yang dapat digunakan agar Anda bisa lebih sigap menghadapi surel yang masuk bertubi-tubi.

Filter
Secara default, Gmail akan otomatis mengelompokkan surel masuk menjadi  beberapa kategori (Promotion, Updates, Social, Forums). Surel-surel yang terkategori seperti ini umumnya berasal dari nawala (newsletter), layanan daring, promosi, dan sumber lain yang tidak perlu ditanggapi dengan segera.

Karena itu, kita bisa memusatkan perhatian untuk kotak surat utama (Primary). Namun bagaimana bila Anda juga ingin menyaring surel yang belum tentu terjaring oleh pengkategorian otomatis Gmail? Di sini kita bisa menggunakan filter.

Filter bisa diatur dari setelan (settings). Anda bisa mengatur filter ini berdasarkan berbagai kriteria, misalnya pengirim, ukuran surel, kata kunci dalam subjek, dan isi surel. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin memfilter surat-surat dari atasan dan rekan kerja Anda.

Anda bisa memilih berbagai tindakan untuk surat yang terjaring filter ini. Saya umumnya menggunakan filter untuk pengkategorian otomatis. Namun Anda juga bisa memilih tindakan lain, seperti meneruskan ke alamat surel lain (forwarding), atau membalas secara otomatis dengan templat (template).
 

Template
Pernahkah Anda membalas surel dengan isi dan format yang tidak jauh bedanya secara berulang-ulang? Kalau pernah, saatnya menggunakan fitur templat (template) di Gmail. Fitur ini harus diaktifkan terlebih dahulu dari setelan (settings) sebelum digunakan. Setelah itu, Anda bisa memanfaatkannya untuk menjawab surat masuk.

Kita bisa mengubah setiap konsep surat (draft) menjadi templat. Tulis surat yang format/isinya sering berulang seperti biasa. Namun jangan dikirim. Klik menu More Options (ikon tiga titik vertikal di jendela penulisan surat), dan pilih menu Templates. Akan ada pilihan untuk mengubah konsep surat yang sedang ditulis menjadi templat, dan bisa disimpan.

Pilih nama yang deskriptif agar templat tersebut mudah diingat. Anda mungkin akan menyimpan lebih dari satu templat. Selanjutnya, bila Anda ingin kembali membalas surat dan ingin menggunakan format yang sama, Anda bisa mengakses templat tersebut dari menu ini. Anda bisa menambahkan dan mengubah surel tersebut sesuai kebutuhan.

Seperti dibahas di atas, Anda bisa membalas suatu surat secara otomatis dengan templat bila dipasangkan dengan fitur filter. Dalam hal ini, Anda harus cermat dalam merumuskan filternya.
 

Jadwal surel
Tidak setiap surat harus dijawab saat itu juga. Ada saatnya Anda mungkin ingin menjadwalkan agar surel yang Anda kirim dikirimkan pada jam tertentu. Misalnya, Anda mungkin ingin mengirim balasan pada pagi hari, saat rekan kerja Anda baru mulai bekerja dan membuka surat-suratnya.

Anda juga  mungkin bekerja jarak jauh dengan rekan kerja di zona waktu berbeda. Bila Anda membalas surat saat itu juga, rekan Anda mungkin hendak selesai bekerja dan sudah kurang konsentrasi. Akan lebih baik untuk mengirimkan balasan pada saat dia masih segar bugar.

Gmail memiliki fitur Schedule Send (pengiriman terjadwal) untuk membantu otomatisasi jadwal pengiriman ini. Klik ikon segitiga di tombol Send, dan Anda akan menemukan pilihan penjadwalan. Kita tidak hanya bisa memilih waktu pengiriman, tetapi juga tanggalnya. Misalnya, mungkin akan lebih baik mengirimkan surel balasan di Senin pagi dibandingkan di hari Jumat sore.

Editor: M R Purboyo